Опыт внедрения XTRF: управление по целям

3

Я бы хотел кратко рассказать, как система XTRF позволяет руководителю переводческой компании сосредотачиваться на главных целях и достигать наилучших результатов в бизнесе. Думаю, ни для кого не секрет, что бюро переводов действуют в условиях жёсткой конкуренции на рынке. Стремясь не только удержаться на плаву, но и увеличить свою долю на рынке, огромную часть сил и финансов мы направляем на увеличение присутствия в СМИ, а в особенности в интернете. В результате часто упускается из вида главное — т.е. то, насколько эффективно осуществляется работа с текущими заказами, или какие проблемы, связанные с оказанием конкретных услуг или навыками работы сотрудников, тянут всю компанию ко дну.

Одним из методов управленческой деятельности является управление по целям, основоположником которого является Питер Друкер. Разработанный им метод управления предусматривает предвидение возможных результатов деятельности и планирование путей их достижения.

Поставленные руководством цели должны соответствовать правилу SMART, поэтому сразу перейду к сути и расскажу, как это реализовано в системе XTRF.  Итак, цель должна быть понятна, измерима, реалистична, должна полностью находиться в зоне ответственности и пределах досягаемости сотрудника и, наконец, должна быть ограничена во времени.

В плане отчётности XTRF была пионером, особенно в контексте учёта требований системы менеджмента качества ISO9001 и EN15038.

Около года назад мы получили новую версию продукта, которая порадовала рядом серьёзных изменений в данном модуле.

В частности, была предложена возможность настраивать любые отчёты о деятельности бюро переводов и сопоставлять их с поставленными целями.

Поскольку цели, согласно методу управления Друкера, относятся не только к компании в целом, но и к каждому из сотрудников, мне очень понравилась возможность настраивать доступ к каждому из отчётов. Благодаря ей сотрудники бюро переводов «Yepanoff» могут отслеживать эффективность выполняемой ими работы.

Что важно, любой из отчётов можно просматривать в привычном для себя виде – здесь разработчик приложил немало усилий, чтобы конечная диаграмма могла появляться в произвольном представлении, будь то столбцы или круговая диаграмма.

Цели компании обсуждаются совместно, однако ни для кого не секрет, что из-за рутины зачастую сложно разобраться, как выглядит текущая ситуация и насколько наши действия соответствуют поставленным задачам.

Поэтому одной из наиболее удобных для руководителя функций является возможность автоматической отправки нужных отчётов по электронной почте. Логика проста: в системе управления бюро переводов имеется встроенный модуль под названием «Периодические задания». Он позволяет получать «свои» отчёты с нужной периодичностью.

Простой пример – когда я пью свой утренний кофе в 8:30, я открываю мобильный и могу очень быстро проанализировать интересующие меня показатели. Уже через 40 минут я в офисе и действую согласно целям своей компании. Ведь главное – располагать актуальной информацией. Всё остальное – в наших руках, а значит – решаемо!

Статья написана на основании опыта использования системы XTRF в бюро переводов «Yepanoff».

Руководитель бюро — Епанов Михаил.

Yepanoff – успешно работает на рынке с 2002 года, благодаря чему приобрели огромный опыт решения переводческих задач самого разного уровня сложности.

  1. Dmitry

    А как велико бюро переводов «Yepanoff»? Не является ли внедрение этой системы в небольшом бюро переводов стрельбой из пушки по воробьям?

  2. Михаил
    Сайт - http://yepanoff.com.ua

    добрый день, Дмитрий
    в чем измерять величие БП? кол-во сотрудников? годовой оборот? и с чем сравнивать?
    после внедрения ХТРФ все процессы собрались в одно целое — клиенты, переводчики, проекты, счета и акты (до этого последнее делалось каждый раз вручную и отнимало много времени).
    помимо этого легко стало получать доступ к разного вида отчетам и легко рассылать сообщения клиентам, переводчикам с помощью модуля CRM.
    Если Вы еще не знакомы с ХТРФ и Вам это интересно, то стоит записать на бесплатную демонстрацию на сайте http://www.xtrf.eu
    Михаил

  3. Dmitry

    Михаил, добрый день,
    «Размер» БП может измеряться как в числе штатных сотрудников, так и в обороте, числе заказов, числе клиентов и так далее.
    Мой вопрос как раз и был в том, что я хотел бы уточнить, начиная с какого «числа сотрудников», «числа клиентов», «числа проектов», «оборота» внедренная система становится эффективной?
    нужна ли она на 10 сотрудников и 50 клиентов или в ней нет необходимости, пока компания не достигла оборота, например в 100 000 долларов в год.
    Можете сказать цифры по БП «Epanoff»? например в формате: «у нас 10 сотрудников, 20 клиентов, годовой оборот 50 000 долларов». Купив и внедрив систему XTRF наш оборот вырос на 40% и мы достигли прибыльности 40% на каждый проект.
    Без цифр — ваша статья неполная.

  4. Stan
    Сайт - http://www.xtrf.eu/ru

    Дмитрий, а если вместо слова «XTRF» вставить слово «компьютер»? Увеличится ли производительность команды при переходе на качественные ноутбуки последней модели? Думаю, что однозначно, причём независимо от кол-ва сотрудников.

    А вот насколько — это зависит от ряда факторов, среди которых, в первую очередь, воля руководителя и мотивация сотрудников.

    Сам работаю с Украиной и знаю непонаслышке, что составить нечто подобное: http://mozgorilla.com/analytics/krupnejshie-byuro-perevodov-rossii/ будет дьявольски трудно. Поэтому сомневаюсь, что представители украинских компаний поделятся своими финансовыми показателями.

    Зато могу сказать, что XTRF пользуются не только компании, в которых работает несколько десятков или сотен сотрудников. Есть мини-БП, где успешно осваиваются 1-2 лицензии.

  5. Михаил
    Сайт - http://yepanoff.com.ua

    Дмитрий,
    как правильно написал Стан — ХТРФ полезен всем — и маленьким и большим компаниям, т.к. «собирает» все данные и процессы в одном месте + CRM и те самые отчеты, о которых идет речь в статье.

    Рост оборота — это к отделу продаж, количество сотрудников — это к руководителю компании и его желанию (читай готовности) двигаться вверх по кривой успешности и прибыльности.

    ХТРФ не увеличит Вам оборот сам по себе, но он поможет «упорядочить» Ваш бизнес.

    Моя статья не о том, какой хороший ХТРФ, она об отчетах, которые легко генерировать и с их помощью анализировать цифры и данные.
    Безусловно, если бюро маленькое (всего несколько заказов в день, одна-две языковые пары), то тут и так все понятно и без отчетов.

    Об остальных функциях и возможностях ХТРФ можете узнать на сайте http://www.xtrf.eu

Добавить комментарий

Войти с помощью: 

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *